ACCESS 2010: ELEMENTOS FUNDAMENTALES

martes, 21 de junio de 2011

ELEMENTOS FUNDAMENTALES

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.

1.4.1.- Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.

1.4.2.- Consultas

Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

1.4.3.- Formularios

Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.

1.4.4.- Informes

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.

Nota:

Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.

1.5.- Operaciones fundamentales con las bases de datos

Se estudiará cómo:

2.1.1.- Abrir una base de datos.

2.1.2.- Crear una base de datos.

2.1.3.- Cerrar una base de datos

2.1.4.- Emplear las fichas-guía.

2.1.5.- Diseñar las bases de datos.

2.1.6.- Usar los Asistentes de Access para crear objetos.

La ventana de la base de datos

Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access. La ventana de la base de datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su base de datos.

Más Información:

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INTRODUCCIÓN ACCESS 2010

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.

El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas. Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información. Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos. También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos.

Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.