FORMULARIO ACCESS

Una vez creado el formulario, vamos a ver cómo usarlo para introducir datos de las tablas. Puede ocurrir que el formulario esté vacío (porque no se haya introducido ningún registro en la tabla en la que se basa dicho formulario, como ocurre en nuestro ejemplo de Alumnos) o que ya tenga datos, como veremos más adelante.

Para introducir nuevos datos, hay que seguir unos pasos similares a los vistos al usar la hoja de datos de la tabla:

1. Escribe el dato del primer campo del nuevo registro.

2. Pulsa la tecla Tab para ir al segundo campo del registro.

3. Repite los pasos 2 y 3 hasta llegar al final del primer registro.

4. Cuando pulses la tecla Tab al final del primer registro, pasarás al primer campo del registro nuevo.

También se pueden rellenar los campos utilizando el ratón. Sólo hay que hacer clic dentro de cada control que representa a un campo e introducir su valor.

Por ejemplo, en nuestro formulario de Alumnos (figura 5.3), haz clic en el control Nombre del primer registro del formulario y escribe el nombre del alumno: Francisco. Vuelve a hacer clic en el campo Apellidos y escribe Lucas Cordero. Sigue este método para el resto de campos.

Sin embargo, suele ser más cómodo usar la tecla Tab como se ha indicado en los pasos anteriores y no tener que usar el ratón continuamente. Pulsa ahora Tab y observa cómo se pasa al campo Dirección.

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ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA

Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior.


También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados.


Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra de título de la tabla. Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco (*) de la tabla para algún campo de la parte inferior. Mientras tanto, en este caso él arrastra toda la tabla y produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su estructura, por adición/exclusión de campos, no será necesario rehacer la consulta. Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no admiten criterio de clasificación y selección.


Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición.


El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos punto. Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.


Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.
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CONSULTAS

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos específicos de tablas específicas;
Seleccionar informaciones vía criterios;

Mostrar las informaciones en varios órdenes;
Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y gráficos.

3.2. – Generar una nueva consulta.

La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc.

Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.
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